J5X41 - * Adjoint-e en gestion administrative
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* Adjoint-e en gestion administrative - J5X41

Mission

  • Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

Facteurs d'évolution à moyen terme

  • Evolution des outils bureautiques
  • Diversification des fonctions
  • Tendance à la mutualisation des fonctions

Impact sur l'emploi-type

  • Nécessité d'une plus grande polyvalence

Activités principales

  • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
  • Retranscrire des informations orales à l'écrit
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
  • Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
  • Classer et archiver des documents

Compétences principales

Connaissances

  • Environnement et réseaux professionnels
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Techniques d'accueil téléphonique et physique
  • Culture internet
  • Techniques de communication

Compétences opérationnelles

  • Accueillir et prendre des messages
  • Accueillir les populations concernées
  • Enregistrer et classer les documents
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Savoir rendre compte
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Utiliser les outils bureautiques

Diplôme réglementaire exigé - Formation professionnelle si souhaitable

  • Pour le concours externe d'adjoint administrative pour un diplôme de niveau V
  • Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

Conditions particulières d'exercice

  • Possibilité de service partagé
  • Amplitude horaire importante éventuelle